En la actualidad el ecosistema empresarial se caracteriza por un aumento de la competitividad, la carrera hacia la digitalización, una mayor volatilidad, así como, un crecimiento en el desafío de las empresas en poder mantener su eficiencia operativa, a la vez de adaptarse rápidamente a los cambios en el mercado. En este contexto, los sistemas S/4 HANA ERP (siglas en inglés, Enterprise Resource Planning) se presentan como una herramienta básica y fundamental.
Entre los distintos ERP disponibles en el mercado, SAP se distingue por ser una de las mejores opciones, abarcando de forma muy directa y efectiva tres puntos clave:
Automatización de procesos de negocio
La automatización de procesos de negocio ofrece una mejora de la eficiencia al eliminar de errores humanos y permitir una mayor dedicación de los recursos a tareas que aporten mayor valor. Los procesos susceptibles de ser revisados y automatizados en SAP pueden formar parte de las siguientes áreas: Finanzas, Logística, Recursos humanos, Producción, Compras y Ventas.
Ventajas principales de la automatización de procesos:
• Escalabilidad sin aumento significativo de costes: Las organizaciones puede ofrecer mayor volumen de operaciones sin necesidad de incrementar recursos humanos.
• Trazabilidad y cumplimiento normativo: Cada transacción se queda registrada en el sistema en tiempo real lo que facilita las tareas de auditorías y generación de reportes e informes regulatorios.
Un ejemplo cuantitativo puede ser el siguiente:
Empresa XXX perteneciente al sector de la fabricación llevo a cabo una implementación S/4HANA Cloud con módulos FI-GL (Contabilidad Financiera – General Ledger) y CO (Contabilidad de costes) redujo sus tiempos de cierre financieros mensuales de dos semanas a una, lo que se traduce en una reducción de tiempos de cerca del 50%.
Flujos de trabajo inteligentes
El ERP que ofrece SAP no se encarga únicamente de ejecutar procesos, sino que realiza una mejora continua de los flujos de trabajo aplicando automatización, inteligencia artificial y aprendizaje continuo, con el objetivo de poder adelantarse a problemas y situaciones para mejorar la toma de decisiones. En el siguiente listado se detallan alguno de estos módulos y servicios específicos:
• SAP AI Core
• Smart Business Service
• SAP Predictive Analytics
• SAP Conversational AI
En relación a esta funcionalidad se destacan tres aspectos:
• Gestión de inventario: SAP Predictive Analytics procesa históricos de ventas y variables externas para predecir demandas. A continuación, se incluye un flujo básico de reaprovisionamiento inteligente:
• Recopilación diaria de datos de ventas y stock en SAP S/4HANA Public Cloud.
• Modelo predictivo para el cálculo de demanda para el siguiente periodo de tiempo.
• Si la previsión supera el stock mínimo, Smart Business Service genera alerta.
• Aprovisionamiento automático: se crea orden de compra en SAP MM (Material Management, módulo de compras) y se envía a proveedor.
• Recepción y registro automático de mercancía en el almacén SAP WM (Warehouse Management, módulo gestión de almenen).
• Actualización en tiempo real muestra nivel de stock actualizado.
• Cuentas a pagar: SAP AI Core detecta patrones erróneos o poco usuales para proponer revisiones automáticas en facturas.
• Recursos humanos. SAP Conversational AI implementa chatbots internos para la realización de consultas acerca de nóminas, ausencias, formaciones. Por otro lado, Smart Business Service aplica sistemas de inteligencia artificial para analizar patrones de rotación de plantilla, así como sugerir planes de retención.
Integración en tiempo real
Uno de los pilares fundamentales en la implementación de este ERP es la disponibilidad total de datos en tiempo real lo que ofrece:
• Visibilidad completa y transparente: el sistema facilita la consulta y generación de indicadores de rendimiento (KPIs) de cualquier área en cualquier momento.
• Coordinación eficiente entre departamentos: todas alas áreas que componen la empresa comenzaran a compartir mismo lenguaje y datos actualizados.
• Conexión con sistemas auxiliares (CRM, IoT, sistemas externos, plataformas de venta,…):
• Integración de datos de proveedores y clientes en los procesos de compra y venta.
• Sincronización de datos de sensores y líneas de producción.
• Actualización inmediata de stock.
Además, SAP Business Technology Plataform (SAP BTP) actúa como integración con servicios de Inteligencia Artificial y analítica avanzada, lo que permite:
• Desarrollar funcionalidades personalizadas para negocios concretos sin modificar el core del sistema.
• Conectar con soluciones de terceros mediante API o eventos,
• Aprovechar servicios como SAP Data Intelligence, SAP Analytics Cloud o SAP HANA Cloud.
En relación a las opciones de despliegue de SAP S/4HANA, a día de hoy estas son las posibilidades disponibles:
• S/4HANA Public Cloud: esta opción es la indicada para compañías que buscan un Time-to-Value rápido y menor responsabilidad en la gestión de infraestructuras.
• S/4HANA Private Cloud: esta solución está más recomendada a empresas de mediano tamaño que quieran tener un balanceado la flexibilidad y el control de IT.
• S/4HANA On-Premise: modelo diseñado para grandes corporaciones con normativa estrictas de datos y políticas internas de infraestructuras.
Como base a todos estos servicios se presenta SAP BTP, tal y como se ha mencionado anteriormente, como una capa de integración e innovación.
Escalabilidad y Coste Total de Propiedad (TCO)
A pesar de que el coste de implementación de SAP S/4HANA puede ser el más elevado, el análisis del TCO a lo largo de 5-7 años muestra con la inversión se amortiza a través de mejoras en productividad y ahorro en la operativa. Se describen los elementos basicos que componen el coste total de propiedad (con siglas, TCO):
- Licencia. Diferenciamos:
- Modelo SaaS (Public/Private Cloud): tarifa periódica por usuario o módulo incluyendo soporte básico y actualizaciones automáticas.
- On-Premise: pago anual de licencias fijas (por usuario o modulo) y mantenimiento anual (en torno al 20% del coste de licencia).
- Implementacion. Se incluyen:
- Servicios de consultoría: Configuración de sistema, pruebas unitarias, migración de datos y capacitación de usuarios.
- Costes variables según complejidad de la implementación: número de países, integración con otros sistemas, requisitos legales, …
- Infraestructura
- Public Cloud: gestionada por SAP o proveedor cloud.
- Private Cloud/On-Premise: hardware on-premise, licencias de bases de datos, energía y refrigeración. Costes de renovación cada 4-5 años.
- Mantenimiento y soporte
- SaaS: soporte SAP incluido y actualizaciones automáticas.
- On-Premise/Private Cloud: equipo TI interno o partner realiza actualizaciones via contratos adicionales.
- Formación y cambio organizativo
- Planificacion y gestión de la formación inicial y continua para usuarios.
- Plan de gestión del cambio para adaptación.
- Ahorro y amortización
- Mejoras en eficiencia
- Reducción de errores
- Ahorro en mano de obra
- Visibilidad y toma de decisions
Comparativa con ERPs competidores
En este apartado se presenta una tabla comparativa de aspectos básicos de SAP S/4HANA frente a sus competidores Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365 y Odoo.
Conclusión
SAP S/4HANA Cloud (o en cualquiera de sus modalidades) no es solo un repositorio de datos, es la plataforma que permite a las empresas:
• Reducir drásticamente sus tiempos de cierre financiero (hasta un 47 %) y errores contables (-25%).
• Mejorar niveles de servicio al cliente.
• Disminuir inventarios promedio (–25 %) y costos de transporte (–20 %),
• Anticiparse a la demanda y automatizar reaprovisionamientos con modelos predictivos.
• Garantizar cumplimiento normativo en un 100 % y evitar multas.
En definitiva, SAP S/4HANA, junto con SAP BTP y su estrategia de nube híbrida, se presenta como una de las soluciones más completas y escalables para afrontar los desafíos empresariales del mañana, garantizando un retorno de inversión cuantificable y sostenible a largo plazo.
